5 טעויות התכנון הנפוצות בניהול פרוייקטים
סקרים מהשנים האחרונות (2017, 2018) מצביעים על אחוזי הצלחה עדיין בעייתים של פרוייקטים בעולם התוכנה. רק 2.5% מהארגונים דיווחו שהם מסיימים בהצלחה 100% מהפרוייקטים שלהם (גאלופ), 17% מפרוייקטי ה-IT משתבשים ונכנסים למשברים כל כך גדולים עד כדי סיכון ממשי לחברה!(מקינזי), ו-60-70% מהחברות מדווחות על כשלון פרוייקטים שלא עומדים במטרות העסקיות כל שנה (וולינגטון).
בעוד ההגדרה להצלחת פרוייקטים הופכת להיות יותר מכוונת מטרות וערך עסקי ופחות מכוונת לו"ז ותקציב, עדיין רוב הארגונים אינם יכולים להרשות לעצמם לסטות משמעותית מהמטרות הראשוניות ובודאי שאינם יכולים להרשות לעצמם לא לסיים פרוייטקים אסטרטגים.
אז מה יש לעשות כדי לשנות את הנתונים האלה ולשפר את אחוזי ההצלחה?
האם זה תכנון? ביצוע? ניהול סיכונים? כל התשובות הנ"ל???
אם נתחיל מהשלב הראשון (תכנון), בואו נבחן איך אפשר לשפר את התכנון של הפרויקטים שלנו ולהמנע מטעויות נפוצות שיכולות לגרום לכשלון פרוייקטים ותוכניות.
אז הנה 5 טעויות תכנון נפוצות מאוד (!לא להאמין עד כמה) שכולנו עושים וחייבים לשים לב ולתקן:
התעלמות מהמשמעות של תכנון שלבים במקביל – רובינו נוטים לתכנן שלבי פרוייקט מקבילים בפרוייקטי פיתוח, וזה בסדר גמור, אבל לרוב אנחנו גם שוכחים להתחשב בהשפעה שיש לזה על המשאבים ונכנסים מאוד מהר לקונפליקטים והתנגשויות (שגם גורמים לדחיות ועיכןבים בפרוייקט). כדי לתכנן נכון אנחנו צריכים להתחשב בהשפעה של הפעילויות המקבילות זו על זו ולתכנן את ה-capacity הנכון של הצוותים.
משאירים את המשימות המורכבות לסוף – עד שהדרישות מתבהרות והצוותים מתגבשים אנחנו נוטים להתחיל מהמשימות הפשוטות בפרוייקט ולהשאיר את המורכבות לסוף, מה שמוביל להפתעות ודחיות בשלבים המאוחרים של הפרוייקט כשכבר אין זמן לעשות תיקונים ומיטיגציות.
תכנון זמן קצר מידי ל-Reviews - כאשר יש בפרוייקט פעילות איטרטיבית שדורשת review ופידבק מהלקוח, הנטיה היא לתכנן זמו קצר מידי ל-review מה שמוביל את הלקוח, גם אם הוא משתדל לתת את הפידבק בזמן לאיחורים או לפידבק חלקי, ומה שאומר שיגיע עוד פידבק משמעותי יותר בהמשך שיכול לשנות את התמונה ולגרום ל- rework משמעותי.
חוסר התחשבות בהסטוריה (ביצועי הצוותים, velocity) זמן ramp up, ידע הצוותים, ועוד פקטורים חשובים שמשפיעים מאוד על ביצוע הפרוייקט.
השארת 0 באפר.... ואז כל דחיה קטנטנה מגבירה את מקבול המשימות בפרוייקט ויכולה להפוך מהר מאוד לכדור שלג....
לסיכום, הצעד הראשון להעלאת סיכויי הפרויקט להצלחה הוא לבנות תוכנית אסטרטגית טובה וריאלית. אם התוכנית לא נכונה, מכוונת למטרות, וריאלית גם אם מנהל/ת פרוייקט וצוותים מצויינים ומוכשרים , הפרוייקט לא יצליח כצפוי. כדי לבנות תוכנית טובה עלינו תמיד להתחשב בעבר, להתייחס לאספקטים הנ"ל, ולהתכונן להפתעות ולימים גשומים באופן שיעזור לנו לנהל את הפרוייקט. בהצלחה!
הערות
