ייעול תהליכי עבודה ? 5 דרכים "להרוג" תהליך אפילו אם הוא דיגיטל/DEVOPS

ייעול תהליכי עבודה הוא דבר הכרחי וטוב ולכן אני גם אוהבת מאוד את ההתפתחויות בתחום הדיגיטל, ה-DEVOPS והאוטומציה, אבל לחכות שעה וחצי בפעם השניה השבוע עבור מה שנראה בעיני כמו עדכון פשוט של חשבון הבנק שלי, בבנק שמתגאה להוביל את הבנקאות הדיגיטלית, רק הדגיש לי את החשיבות של בניית תהליכי עבודה נכונים, וכמה "דיגיטל" ו-DEVOPS הן לא מילות קסם – זה חייב לבוא עם תהליך עבודה נכון. בעוד הציפיות שלנו עולות כמשתמשים ולקוחות, "דיגיטל" בפני עצמו לא יכול לתקן תהליכים מסורבלים ובעיות תהליך.

הנה חמש דוגמאות נפוצות לשגיאות וטעויות שיכולות להרוג תהליכי עבודה אוטומטים:

1. הבסיסי ביותר – באגים. בעוד חיכיתי לנציג השרות בבנק (שהיה נחמד מאוד) שהתקשר ל-IT, חיכה שיענו לו וניהל איתם שיחה ארוכה לפתרון הבעיה, כל מה שאנחנו מדגישים כל הזמן לגבי איכות תוכנה נראה קריטי יותר מתמיד. אי אפשר להביא יעול תהליכי עבודה וליצור באגים. דיגיטל הוא לא דיגיטל אם הוא לא עובד ללא רבב. בתחום הזה- אין קיצורי דרך! אך ורק תוכנה בשלה ואיכותית תביא לשיפור אמיתי בתהליך.
2. אישורים ידניים מיותרים בתהליך אוטומטי – כשהגענו לשלב בתהליך שהיה דרוש אישור מנהל, צפיתי בנציג השרות הנחמד מתרוצץ ברחבי הבנק ומחפש את המאשר. זה הזכיר לי איך באחת החברות בה עבדתי הרבה שנים הפכו את תהליך הגיוס לאוטומטי על מנת שיעבוד מהר יותר, רק שמאז לא הצלחנו לגייס אף עובד. מה שלקח שבועיים לפני, הפך לתהליך בלתי אפשרי שלקח 2-3 חודשים והפך לסיוט. כל כך הרבה אנשים התווספו כמאשרים ידניים בתהליך האוטומטי, לרובם לא היה קשר כלשהוא לפרויקט המגייס או לצרכים. אני רואה את זה קורה הרבה גם בהטמעות DEVOPS, בהעברות ליצור, וכד'. יותר מידי אישורים ידניים בתהליך שאמור להיות קצר ואוטומטי מאטים את התהליך ומאלצים את בעל האינטרס לרוץ אחרי אישורים וחתימות.  אז מה לעשות? באופן כללי – יש לשקול כל אישור שמוסיפים לתהליך מתחינת עלות מול תועלת, לקחת בחשבון את העיכוב שזה יותר ולאוסיף אך ורק מאשרים הכרחיים ביותר.
3. אוטומצית יתר – מי שעושה אוטומצית יתר בתחום ה-DEVOPS שם כלים לפני תהליכים ולא תמיד מסתכל על התמונה הכוללת ליצירת תהליך מיטבי. הנטיה היא לבחור את הכלים לפי היכולות הטכניות או פופולריות ולפעמים זה מוביל ליותר מידי כלים וצורך לשנות את התהליך לטובת הכלים (ולא לטובה).
4. חוסר ידידותיות או בעיות ביצועים – אם נחשוב על עצמינו בתור "משתמש", האם אנחנו חוזרים אל תהליך דיגיטלי שהיה איטי או לא ידידותי? התשובה מן הסתם היא לא ולכן יש חשיבות עליונה להשקיע בידידותיות, בהירות וקלות התהליך. בנוגע ל-DEVOPS נקודה זו קצת שונה מכיון שרוב משתמשי ומפעילי כלי ה-DEVOPS הם אנשים יותר טכנים, אבל עדיין נושא הפשטות והביצועים הוא משמעותי. כלי DEVOPS מורכבים מידי בדרך כלל פחות מצליחים ואז אתם מוצאים את עצמיכם על כלי יקר שקניתם ולא משתמשים בו בארגון.
5. שליטה בתהליך – כמה שאנחנו אוהבים כמשתמשים פשטות וקלות אנחנו גם אוהבים שליטה בתהליך. אני מאוד לא אוהבת מסכים שנחסמים ע"י חלונות קופצים או BOT-ים שחוסמים את התוכן. זוהי דוגמא של עודף אוטומציה ועודף "רעש" שמפריעה בתהליך ולוקח את השליטה מהמשתמש. יש לתת למשמש תחושה של שליטה בתהליך ולא לכפות עליו הפתעות.

לסיכום, בתור מי שמאמינה מאוד בתהליכי עבודה נכונים ובייעול תהליכי עבודה, ואוהבת מאוד אוטומציה, דיגיטל ו-DEVOPS, אני מאוד ממליצה לישם ולשפר כל הזמן, אבל – צריך לעשות את זה נכון!

 “If you focus on the goal and not the process, you inevitably compromise. Businessmen who focus on profits wind up in the hole. For me, profit is what happens when you do everything else right.” Yvon Chouinard, (rock climber, environmentalist, and outdoor industry billionaire businessman. )

So just do it right